Kreativni nered
“Event management je jako dinamičan, ako nisi spremna na puno prekovremenih nemoj se upuštati u to. Organizacija, planiranje i realizacija mogu biti jako stresni i nekad poželiš odustati. Kada event završi, osjećaj sreće i ponosa je nevjerojatan, pogotovo kada sudionici izađu sretni i zadovoljni.”
Jednom su me pitali da opišem event management u tri rečenice i ja sam ga opisala ovako: “Event management je jako dinamičan, ako nisi spremna na puno prekovremenih nemoj se upuštati u to. Organizacija, planiranje i realizacija mogu biti jako stresni i nekad poželiš odustati. Kada event završi, osjećaj sreće i ponosa je nevjerojatan, pogotovo kada sudionici izađu sretni i zadovoljni.”
Kada je riječ o event managementu ljudi često ne vide pozadinu – kako je sve pokrenuto, koliko je sati uloženo, koliko je neprospavanih noći bilo i koliko je živaca potrošeno. Sudionici vide gotov proizvod. I iako im se čini da sve ide po planu, da su organizatori zadovoljni i da je sve realizirano baš onako kako su si organizatori to zamislili….najčešće to nije tako.
Pa krenimo redom. Prva faza je “honeymoon faza” kada organizatori počinju pripremati event, definirati datum i vrijeme održavanja, raditi procjene, dogovarati sastanke, lagano kontaktirati relevantne ljude i razmišljati o stvarima koje se tada čine daleko. U toj fazi najčešće nema stresa, sve se radi laganini i sastanci s timom se odvijaju u kafiću uz kavicu. Druga faza je “omg faza” kada lagano kreću stiskati rokovi, lupa realnost oko prodanih/neprodanih ulaznica i stres se povećava. U ovoj fazi na sastancima se više ne pije kava već se sastanak radi u uredu i vremenski je dosta ograničen jer ima još barem 100 nedovršenih stvari za napraviti. Treća faza je “kaj to još nije gotovo faza” gdje je sve do tada trebalo biti gotovo, ali igrom slučaja – NIJE. Tu se sastanci više ne rade nego se dovikuje iz jednog kraja ureda u drugi ili čak i na drugi kat. U tim trenucima završavaš sve i praktički si na terenu. Predzadnja faza je “kak je-tak je faza” u kojoj vidiš propuste i nastojiš ih sakriti ili zakrpati kako sudionici ne bi ništa primjetili i događaj kreće. Nema više mijenjanja, stavljaš osmijeh na lice, prekriješ podočnjake i hodaš dignute glave, upoznaješ se s ljudima i nastojiš zažmiriti na stvari koje ti vidiš, a drugi ne. Posljednja faza je “ajde nek je i to prošlo faza”. Najčešće nakon završetka eventa ne možeš procijeniti kako se osjećaš niti jesi li zadovoljan jer si toliko umoran i iscrpljen da ne možeš ni sam procijeniti. Treba malo vremena da se dojmovi slegnu.
Ali, tu nije kraj! Kada event prode, organizatori potroše sljedećih mjesec do mjesec i pol rješavajući one nevidljive stvari – provođenje ankete, procjena uspjeha, procjena financijske isplativosti i planiranje za sljedeću godinu, pisanje i odgovaranje na mailove i svašta nešto. Također….što sa svim stvarima koje su ostale, što s dekoracijama, preostalim poklon vrećicama, vizualima? Ah ništa…kod organizatora u auto, ured, stan, šupu ili garažu do sljedeće godine. Često se dogodi da se stvari navažaju u autu i po nekoliko mjeseci. Sve su to čari event managementa, ali mi se ne bunimo, zato i kažemo da je to sve jedan veliki kreativni nered.